QSC AG

Mit dem richtigen Handwerkszeug das Tagesgeschäft im Griff!

Kategorie Lösungen

• Controlling

Der Kunde

Die QSC AG ist der Digitalisierer für den deutschen Mittelstand. Mit jahrzehntelanger Erfahrung und Kompetenz in den Bereichen Cloud, Consulting, Outsourcing und Telekommunikation begleitet QSC ihre Kunden sicher in das digitale Zeitalter. TÜV- und ISO-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland und ein bundesweites All-IP-Netz bilden die Grundlage für höchste Ende-zu-Ende-Qualität und Sicherheit. Die QSC-Kunden profitieren von innovativen Produkten und Dienstleistungen aus einer Hand. Die Vermarktung erfolgt sowohl im Direktvertrieb als auch über Partner.

Die Ausgangssituation

Im Januar 2011 begann QSC mit der Sondierung einer BI- und Planungslösung für das Controlling. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Kennzahlen und planungsrelevante Daten manuell als Excel Export aus den Vorsystemen gezogen und auf dieser Basis weiterbearbeitet. Die sich daraus ergebenden Zeitaufwände bei der Datenaggregation, als auch die Fehleranfälligkeit bei der Pflege der Excel Dateiversionen und Formeln, veranlassten das Controlling Team eine professionelle, softwaregestützte Lösung auf dem Markt zu sondieren.

Evaluierungsphase

Neben dem direkten Kontakt zu Herstellern wie MIK, Jedox und BOARD wurde die Codec GmbH als lokales System- und Beratungshaus für Controlling Lösungen angesprochen. Codec überzeugte mit der Vorstellung von gleich zwei Optionen zu einer möglichen Planungslösung. In einem ersten Termin wurden Lösungen auf Basis von „SAP Business Planning & Consolidation“, sowie „Infor BI“ von Codec vorgestellt.
Know-How aus über 30 Jahren Projekterfahrung für BI, Planungs- und Konsolidierungssysteme, sowie das professionelle Produktportfolio überzeugte QSC den weiteren Projektverlauf mit Codec zu bestreiten.

Projektziel

Im Anschluss an diese Vorentscheidung wurde ein Kick-Off Workshop zur konkreteren Definition der Anforderungen, des Projektziels, sowie einer Stärken/Schwächen Analyse des bestehenden Planungsprozesses durchgeführt.

Die wesentlichen Schwachstellen der bisherigen Planungsanwendung waren hauptsächlich:

• Keine automatisierte Integration der Vorsysteme
• Hoher manueller Aufwand bei der Erstellung von Berichten
• Datenhaltung in Excel und nicht in einer abgesicherten und strukturierten Umgebung
• Schwer zu pflegende, fehleranfällige Excel-Dateien, Versionen und Formeln

Neben der Eliminierung der vorgenannten Defizite, sollte in der neuen Lösung sowohl die Planung als auch das Reporting ganzheitlich abgebildet werden können. Die Anwendung sollte insgesamt die Prozesse des Controllings vereinfachen, beschleunigen und den hohen manuellen Aufwand bei der Erstellung der Planung und des Reportings reduzieren.

Ein weiterer Punkt, der erfüllt werden sollte, bezog sich auf die Anwenderfreundlichkeit in Bezug auf die Erweiterbarkeit und Administration der Anwendung. Sich ständig ändernde Anforderungen an die Planung und die Analyse von Kennzahlen erfordern ein hohes Maß an fachlichem Verständnis und Flexibilität bereits in der Aufbereitung der Zahlen. Ad-hoc Anpassungen der Dimensionen und Strukturen in Verbindung mit den Quelldaten sollten soweit als möglich innerhalb des Controllings erfolgen können, ohne dafür extra ein Ticket aufmachen zu müssen oder gleich einen Berater einzukaufen.

Das Werkzeug

Auf Basis der gewonnen Informationen über die kurz- und langfristigen Anforderungen von QSC wurden beide von Codec vorgestellten Lösungsoptionen (SAP BPC und Infor BI) dahingehend bewertet. Die Empfehlung viel auf die Softwarelösung Infor BI. Diese ganzheitliche Controlling-Plattform liefert alle Funktionen und Vorteile, um die genannten Anforderungen und Ziele in einem budgetfreundlichen Zeit- und Kostenaufwand realisieren zu können. Gleichzeitig wurde hiermit die nötige Planungssicherheit für langfristige Ziele des Controllings gewährleistet.

Die Lösung

Codec implementierte nun die Infor BI Lösung unter Einbeziehung einer zertifizierten SAP-Schnittstelle, die die Daten auf Anforderung direkt aus den relevanten Tabellen des ERP Systems (SAP) automatisiert in die Infor eigene In-Memory OLAP Datenbank lädt. Die Einführung der Anwendung erfolgte dabei im Coaching Ansatz. Das bedeutete, Key User aus dem Controlling Team wurden bei dem Aufbau der benötigten Würfel und Strukturen der OLAP Datenbank von Anfang an mit einbezogen. Diese enge Zusammenarbeit ermöglichte zum einen eine zeitnahe Systemeinführung, die schnell die gewünschten Verbesserungen und Ergebnisse liefern konnte, auf der anderen Seite wurde das Controlling Team mit dem nötigen Know-how in Bezug auf die Handhabung der Software trainiert. Der klassische Schulungsaufwand reduzierte sich entsprechend.
QSC nutzt die Lösung heute für ihr aktuelles Reporting, ad-Hoc Analysen, das Forecasting und die Kostenstellenplanung. Mittelfristig stehen der Zugriff auf Dashboards für ein dynamisches Reporting, sowie Funktionalitäten zur Anbindung an moderne Tablets auf der Agenda.